- Bij de concept en definitieve factuur (reguliere facturatie) is voortaan een extra tabblad opgenomen. In dit tabblad is de melding aan het havenbedrijf inhoudelijk in te zien. Zo kan gecontroleerd worden of de bezoek-, scheeps-, inzamel- en financiële gegevens juist worden doorgegeven. Ook kunnen de gegevens voor eventuele communicatie met de havendienst worden gebruikt. Zo wordt bijvoorbeeld een collectionId getoond. Dat is bij een controle en opzoeken door de haven een belangrijk gegeven.
- Bij het nieuwe meldingtabblad bij de concept en definitieve factuur is een knop [Bereken indirecte vergoeding] opgenomen waarmee
(1) de vaste indirecte vergoeding, zoals die in de factuur is opgenomen, ook in het S-formulier wordt gezet,
(2) waarbij de totale bruto (!) factuurkosten (incl. eventuele korting) door het (totaal) aantal regels met afvalstoffen op het S-formulier wordt gedeeld om de directe kosten per regel te bepalen. Dit bedrag wordt bij zowel de indirecte als directe stoffen ingevuld; en
(3) de indirecte vergoeding zoals die in de factuur is opgenomen op basis van de productinformatie, wordt in de relevante regels van het s-formulier opgenomen. - In het nieuwe meldingtabblad worden afwijkingen in hap registratie, de indirecte vaste vergoeding, het indirecte volume en het totaal van de indirecte variabele vergoeding tussen S-formulier en factuur zichtbaar gemaakt met een duidelijke rode (afwijking) of groene (geen afwijking) kleur.
- Scherm waarin een selectie kan worden gemaakt van de klantafspraak is vergroot en er is wat meer informatie toegevoegd, waardoor eenvoudiger een betere keuze kan worden gemaakt.
- Veel opzoekfuncties in offerte en facturatie zijn vervangen door snellere ORCA-systeemfuncties
- Het maken van de conceptfactuur is versneld en robuuster gemaakt. Er worden nu vooral gestandaardiseerde ORCA functies gebruikt die ook in andere onderdelen van de software worden gebruikt. Hoewel het gevoelsmatig nog steeds best even duurt voordat alle gegevens opgehaald zijn en op het scherm getoond worden, is de snelheid met ca. 40% toegenomen.
- Als bij een offerte of opdracht geen klantafspraak is geselecteerd, terwijl op de inzameldatum wel een (of meer) klantafspra(a)k(en) beschikbaar zijn, wordt een selectiescherm getoond. Dit selectiescherm is verbeterd, bevat meer informatie (waardoor een betere keuze gemaakt kan worden) en houdt nu ook rekening met de inzameldatum.
- De berekening van vaaruren en uren langszij is versneld en uitgebreid. Voorheen werd bij een dagovergang soms een onjuiste berekening gemaakt. De berekende uren worden nu ook in het factuurrecord opgeslagen.
- Als geen afgifte is gedaan wordt ongeacht eventuele HAP plicht bij de concept factuur de regel voor acceptationcost opgevoerd met het tarief dat op het moment van inzameling in de betreffende haven geldig was.
- Als door een aanpassing herberekening nodig is, wordt de knop herberekenen rood gemaakt. Nadat de knop is ingedrukt (en een herberekening is uitgevoerd) wordt de knop weer in de normale kleur gezet.
- Bij de conceptfactuur is de instelling voor vrije vaaruren en het aantal vrije uren langszij voortaan aan te passen, zonder dat de klantafspraak wordt aangepast. Zo kunnen individuele afwijkingen worden doorgevoerd zonder dat de klantafspraak tijdelijk aangepast moet worden. De vaaruren kunnen worden aangepast, wel of niet doorbelasten van vaaruren kan uit of aan worden gezet, het aantal uren langszij kan worden aangepast en het aantal vrije uren langszij kan worden aangepast. Als er een aanpassing wordt gedaan, wordt de regels van de slopbarge (het aantal doorbelaste uren) bijgewerkt. De knop herberekenen wordt rood gemaakt.
- Voortaan is het mogelijk om de standaard template voor facturen en commissiefacturen in te stellen bij onderhoud > financieel. Het is belangrijk dit in te stellen.
- Bij het opstellen van een nieuwe conceptfactuur wordt voortaan standaard gebruik gemaakt van de bij onderhoud > financieel ingestelde standaard templates voor facturen en commissiefacturen.
- Als bij het maken van een factuur of commissiefactuur per ongeluk wordt vergeten om een template te kiezen, wordt automatisch de ingestelde standaard template (in onderhoud financieel) ingevuld en gebruikt voor het maken van de PDF. Het is daarom belangrijk de standaard layouts in te vullen in onderhoud > financieel
- Er konden al proforma facturen worden verstuurd. Voorheen werden altijd nieuwe PDF’s gegenereerd, maar voortaan wordt bij het versturen van een proforma factuur gevraagd of de PDF’s (opnieuw) gegenereerd moeten worden. In veel gevallen zal dat niet nodig zijn en kan dat worden overgeslagen. Dat scheelt tijd bij het versturen van een proforma factuur.
- Bij het versturen van de proforma factuur kan voortaan ook een proforma commissiefactuur worden verstuurd. ORCA vraagt vooraf om een bevestiging om de eventuele proforma commissiefactuur te versturen.
- Bij het herberekenen van de factuurtotalen, wordt gecontroleerd of het totaal van het volume van de indirecte producten overeen komt met de factuurregel die gebruikt wordt voor de indirecte vergoeding. Als een verschil wordt gevonden wordt dit gemeld. De gebruiker kan dan beslissen om de waarden aan te passen of de melding te negeren.
- Bij het herberekenen van de factuurtotalen wordt voortaan ook een eventuele aanpassing in de volumes van de indirecte afvalstoffen verwerkt.
- Bij het klaarzetten van de conceptfactuur voor verdere afwikkeling wordt ook en eventuele aanpassing in de volumes van de indirecte afvalstoffen verwerkt.
- Bij de financiële instellingen (onderhoud > financieel) kan nu worden ingesteld of de factuurtotalen automatisch moeten worden herberekend als er wijzigingen in debiteur, klantafspraak. BTW, volume etc.).
- Als bij een factuur de debiteur, commissionair of klantafspraak wordt gewijzigd, wordt voortaan gevraagd of er nieuwe PDF’s gegenereerd moeten worden.
- Het niet versturen van een nul-factuur kan voortaan per factuur worden overruled. Bij het maken van de conceptfactuur wordt de instelling overgenomen, die is ingesteld bij onderhoud > financieel. Vervolgens kan bij de conceptfactuur de waarde voor de factuur waar op dat moment aan wordt gewerkt, worden aangepast. De aangepaste waarde wordt ook verwerkt in een eventuele bij de factuur behorende commissiefactuur.
- In het scherm voor selectie van een factuur die gecorrigeerd of gecrediteerd moet worden, kan nu worden gefilterd op factuurnummer, of scheepsnaam of op debiteurnaam.
- In het overzicht facturen is het mogelijk gemaakt om facturen (opnieuw) te versturen. Let op: als bij de oorspronkelijke factuur is aangegeven dat timesheet en/of s-formulier moet worden meegestuurd, wordt dat bij opnieuw verzenden ook gedaan. Er wordt niet automatisch een commissiefactuur gestuurd. Alleen de factuur die in beeld is, wordt opnieuw gestuurd. Een commissiefactuur kan dus ook alleen worden verstuurd.
- Als bij een conceptfactuur de HAP instelling wordt aangepast, wordt de factuur herberekend als volgt. Als het bezoek eerst niet HAP plichtig was, maar vervolgens op HAP wordt gezet, worden de factuurregels voor de indirecte vergoedingen aangemaakt. De regel voor de indirecte vaste vergoeding wordt alleen aangemaakt als het een eerste factuur voor dit bezoek is. De regel voor de indirecte variabele vergoeding wordt alleen aangemaakt als het totaal van de stoffen die voor indirecte vergoeding in aanmerking komen, groter is dan 0 m3.
KNOWN BUGS/AANDACHT:
- Bij het omzetten van de HAP toggle, wordt de eventuele regel voor acceptatiekosten niet verwijderd of aangemaakt.
- Bij het berekenen van de indirecte vergoeding op de meldingtab wordt de optelling van het volume van de indirecte stoffen in rood weergegeven als een bezoek geen-HAP is, maar er wel indirecte stoffen zijn ingezameld.
- Als in een factuurregel het volume van de ingezamelde afvalstof wordt aangepast, wordt dit niet automatisch doorgezet in de regel op het S-formulier. In het S-formulier wordt dan nog de eerdere hoeveelheid vermeld. Hierdoor zullen bij het berekenen van indirecte vergoeding in de meldingtab hoeveelheid en indirecte variabele vergoeding afwijken en in rood worden getoond. Wijzigingen in hoeveelheden in factuurregels moeten vooralsnog met de hand in het S-formulier worden aangepast.